Projektmanagement mit Hilfe von Trello und Toggl

Manchmal kann man leicht die Übersicht über anstehende Projekte verlieren: Was ist das Wichtigste, was ansteht? Was kommt danach und was befindet sich in der Warteschleife?

Was also tun? Handgeschriebene To-do-Listen, Excel-Listen oder teure Projektmanagement Tools …?

Trello ist ein kollaboratives Organisations-Tool – egal, ob man alleine oder im Team arbeitet und nicht nur für den Software- und IT-Bereich. Die Anwendungsbereiche sind sehr vielseitig, von agilem Projektmanagement, der Kanban-Methode bis hin zur Ideen- und Materialsammlung. Für kleinere Arbeitsgruppen das perfekte Tool!
Die Hauptfunktionen sind gratis. Die Gold-Version, bei der man kleinere Anpassungen vornehmen kann, kostet $45 pro Jahr und die Business Class mit $5 pro User/Monat oder $45 pro User/Jahr für jede Organisation bringt zusätzliche Funktionen und Schnittstellen zu anderen Programmen.

Trello ist eine webbasierte Lösung, die auf unterschiedlichen Plattformen läuft. Neben der Webanwendung gibt es auch mobile Apps für iPhone and iPad, Android, Windows, Blackberry und Trello Central (Windows Phone 7-App)

Übersicht

Hier ist eine kleine Einführung in die Trello-Terminologie. Trello setzt sich aus Boards, Listen und Karten zusammen.
Man kann damit das Projekt in kleinere Häpchen zerlegen und damit übersichtlicher machen.

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Das Board repräsentiert ein Projekt oder eine To-do-Liste. Es kann öffentlich oder privat gestellt werden, man kann auch Mitarbeiter einladen. Ein neues Board hat standardmäßig 3 angelegte Listen: To do, Doing und Done.

Die Listen kann man beliebig umbenennen und erweitern, so dass es an den eigenen Workflow angepasst werden kann.

Hier ein kleiner Vorschlag, wie man die Listen erweitern kann:

– In Arbeit: Aufgaben und Projekte, die gerade bearbeitet werden.
– To do: Aufgaben, die noch zu bearbeiten sind.
– Wartend: Aufgaben, bei denen noch Kundenfeedback oder Daten eingeholt werden.
– Fertig: die abgeschlossenen Aufgaben.
– Akquise: Akquiseanfragen, geplante Marketingmaßnahmen und mögliche Neukunden.
– Ideen: Ideen und Lösungen für Projekte oder Produkte ohne zugehörige Projekt-Card.

Die Cards innerhalb von einer Liste sind die Aufgaben eines Projekts. Diese kann man innerhalb von Listen und Boards verschieben und mit Inhalten befüllen. Man kan zu jeder Card verschiedenfarbige Labels zuordnen und diese so unterscheidbar machen, je nach Dringlichkeit oder Arbeitsfortschritt. Weiters kann man zu jeder Card Mitarbeiter einladen.

Checklisten lassen sich leicht einrichten, um Aufgaben in noch kleinere Teile zu unterteilen. Den Text kann man auch formatieren, mit **fett** zeichnet man Fettdruck, _italic_ wird zu kursiv.
Mit „Due Date“ lässt sich ein ein Termin festlegen. Als Attachments kann man zugehörige Fotos, pdfs oder Links direkt von Festplatte, Google Drive oder Dropbox anfügen.
Weiters kann man die Cards abonnieren, archivieren, kommentieren oder exportieren.

Weitere Ressourcen sind auf dem Übersichts-Board zu finden.

Anmelden

Um sich anzumelden, kann man entweder auf eine Einladung antworten oder direkt auf die Trello-Webseite gehen. Einfach auf „Sign up“ klicken und sich mit einer gültigen E-Mail-Adresse oder mit Google-Account registrieren. Dann auf die E-Mail mit der Anmelde-Bestätigung klicken („Click here to verify your email adress“)  und bestätigen.

Man gelangt dann auf das Trello Übersichts-Board, wo man sich mit den Funktionen vertraut machen kann.
Sogleich können neue Boards, Listen und Cards erstellt werden.

Erweiterungen

Für mich ist Trello weniger ein Stand-alone-Proudukt, sondern lässt sich vielmehr perfekt mit anderen Programmen bzw. Erweiterungen kombinieren.

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Die Zeit, die man an einem Projekt arbeitet, lässt sich mit Toggl  aufzeichnen, dank der Google-Crome-Erweiterung Toggl Button kann man direkt aus Trello die Zeitaufzeichnung starten. Sie kann auch unabhängig über eigene Desktop-App oder über eine mobile App gestartet werden. Wer möchte, lässt sich Jede Woche eine Zusammenstellung der gearbeiteten Zeit per E-Mail schicken. Toggl ist gratis für Teams bis zu 5 Usern. Wer mehr benötigt: Toggl Pro kostet $5 pro Monat.

Für jedes Board kann man unter „Power-Ups“ auch einen Kalender freischalten, bei dem die Cards nach „Due Dates“ angeordnet sind. Der Kalender lässt sich in iCalender importieren.

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Hier meine Liste mit empfehlenswerten Tools, um den Arbeitsablauf in Teams zu optimieren:

Trello für Projektplanung, Ideensammlung
Toggl für die Zeitaufzeichnung
Teamweek für die Projektplanung (ebenfalls vom Team hinter Toggl)
Dropbox (2 GB Speicherplatz gratis), Box (10 GB Speicherplatz gratis), WeTransfer (bis zu 2 GB Daten pro Session gratis) für Datentransfer
Skype, Viber oder Slack für Kommunikation
Doodle für Terminfindung
Simplenote ist eine minimalistische Notizen-App für den Notizaustausch
Wunderlist klingt auch sehr interessant, wenn man Listen, Aufgaben und To-dos in Teams austauschen will

Kommentieren und Korrigieren in Adobe Acrobat

Adobe AcrobatAls Grafikerin erstelle ich dein Layout. Um dir die Möglichkeit zu geben, darin noch Textkorrekturen vornehmen zu können, erhältst du von mir ein PDF. Darin kannst du dann noch deine Korrekturen einfügen. Doch wie kann man mit Adobe Acrobat überhaupt Änderungen bzw. Kommentare einfügen? In dieser kleinen Anleitung zeige ich dir, wie es geht.

In Adobe Acrobat Reader stehen normalerweise nur Notiz- und Hervorheben-Werkzeuge zur Verfügung. Ist die Kommentarfunktion in der PDF-Datei aber aktiviert, stehen dir auch die Kommentarwerkzeuge zur Verfügung.

Notiz hinzufügen

Klickst du auf das Sprechblasen-Symbol, so kannst du an einer beliebigen Stelle im Dokument eine Notiz hinzufügen.
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Text ersetzen

Möchtest du einen Text durch einen anderen ersetzen, so wähle unter „Kommentar“ > „Anmerkungen“ die Option „Ersetzen“ aus. Der ausgewählte Text wird dabei durchgestrichen, gleichzeitig öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in das du deine Notiz eintragen kannst.
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Text löschen

Du möchtest eine Textpassage streichen? Wähle unter „Kommentar“ > „Anmerkungen“ das Durchstreichen-Werkzeug aus. Danach markiere einfach den Text, den du löschen möchtest.
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Text einfügen

Möchtest du eine Textpassage einfügen, so wähle unter „Kommentar“ > „Anmerkungen“ das Einfügen-Werkzeug aus. Klicke an die Stelle, wo der neue Text eingefügt werden soll und setze den Text ein, den du ergänzen möchtest.
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Text hervorheben

Wähle unter „Kommentar“ > „Anmerkungen“ das Hervorheben-Werkzeug aus. Nun kannst du diese Textpassage farblich markieren.
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Text unterstreichen

Möchtest du eine Textpassage unterstreichen, gehst du einfach auf „Kommentar“ > „Anmerkungen“ und aktivierst das Unterstreichen-Werkzeug. Nun kannst du den Text unterstreichen.
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Möchtest du deiner Hervorhebung, Unterstreichung oder dem durchgestrichenen Text noch eine Notiz hinzufügen, so kannst du unter „Kommentar“ > „Kommentarliste“ einen Doppelklick auf den Kommentar machen und den Text einfügen.
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Hilfe und Tutorials, siehe Kapitel „Kommentieren in PDF-Dateien“

Fotoretusche und -restaurierung

Deine alten Lieblingsfotos sind durch die Jahre gezeichnet und sollen wieder in neuem Glanz erstrahlen? Auch Fotoretusche und -restauration zählen zu meinem Repertoire. Ein restauriertes bzw. retuschiertes Foto ist beispielsweise ein schönes Geschenk für einen Geburtstag oder zur Goldenen Hochzeit.
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Nach Ansicht des Schadens kann ich den Aufwand abschätzen und Dir einen für Dich individuell erstellten Kostenvoranschlag schicken. Leichte Schäden bessere ich bereits ab 50 € aus. Die Bilder kannst Du dann in einem Fotogeschäft Deiner Wahl entwickeln lassen (gerne berate ich Dich diesbezüglich).
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Über Fotocollagen

Fotografien halten meist flüchtige Augenblicke fest. Die Welt wird mit dem Fotoapparat in Bruchteilen von Sekunden eingefroren. Fotografien zeigen immer einen zeitlich und räumlich begrenzten Ausschnitt der Welt.

Doch unsere Augen stehen nie still, sondern „tasten“ ständig die Umgebung ab.
Um dieser Fähigkeit des Auges gerecht zu werden, hebe ich mit meinen Fotocollagen den zeitlichen Stillstand eines fotografischen Augenblicks auf, indem ich das gleiche Motiv über einen Zeitraum von mehreren Stunden, Tagen oder auch Jahren fotografiere. Auch wähle ich nicht einen Bildausschnitt alleine, sondern zerlege das Motiv in kaleidoskopisch vielfache Bildsequenzen.
Anschließend setzte ich die Einzelbilder zu einer Collage neu zusammen und es entsteht meine persönliche Wahrnehmung der Dinge.

Durch die schrittweise Annäherung an das Endprodukt, die Fotocollage, entstehen ein Vielzahl von Aufnahmen, die „work in progress“ dokumentieren. Mit der permanenten Weiterentwicklung der Welt verändern sich auch meine Fotocollagen.
Die Zeitspanne der Herstellung meiner Fotografien ist lesbar. Verdoppelungen und Überlappungen zeitlicher Abfolgen von Sonnenuntergängen, Sonnenaufgängen, Tag und Nacht, Frühling, Sommer, Herbst und Winter finden sich gemeinsam in einer Collage.
Aber auch Menschen und ihr Handeln sind Parameter eines sich ständig verändernden Umfeldes.

Kapsch Am Europlatz/Research Lab

Die Dokumentation der Veränderung des städtischen Umfelds durch den technischen Fortschritt einerseits und die menschliche Präsenz ­andererseits sind Hauptthema meiner Fotocollagen. So wirkt der leere Raum im Forschungslabor von Kapsch wie eine fertiggestellte Schaltzentrale. Erst durch die Personen und vor allem durch die gleichzeitige Präsenz ein und desselben Menschen an verschiedenen Winkeln und Ecken im Raum wird deutlich, dass es sich hier ebenfalls um „work in progress“ handelt.
Nicht Stillstand, sondern ständige Weiterentwicklung ist das Thema.

Kapsch Am Europlatz

Ein anderes Beispiel ist die räumliche Veränderung unseres Wirkungsfeldes. Bei genauem Hinsehen der Collage Europlatz können wir das mittlere Gebäude vom Aufbau bis zur Fertigstellung begutachten. Die Plakatwand überdeckt das Baugerüst, das Geländer ist noch ­provisorisch und die Isolierung ist teilweise zu sehen. Aber gleichzeitig sehen wir auch das fertiggestellte Endprodukt, mit dem Wissen, dass das noch nicht alles war. Wer weiß, was für ein Aussehen der Platz in den nächsten Jahren haben wird.

B-Girls

In der Fotocollage B-Girls (Breakdance – Girls) thematisiere ich die Veränderungen des städtischen Umfeldes durch menschliche Interventionen, welche hier durch die Graffitimalerei an den Wänden der U-Bahn am Donaukanal sichtbar werden. Speziell das Graffiti zeigt für mich die laufende Umgestaltung von meist urbanen Orten, denn ohne, dass die KünstlerInnen je sichtbar werden, verleihen sie der Architektur ein sich ständig variierendes neues Aussehen.
Aber nicht alleine die Darstellbarkeit von Interventionen am Bau, sondern auch die Nutzbarmachung öffentlicher Orte ist Thema meiner Arbeit. So beschreibe ich das abwechslungsreiche Stadtleben durch sukzessive Betrachtung. Am Beispiel von B-Girls stelle ich also nicht alleine die subkulturelle Kunstform des Graffiti dar, sondern auch die Bewegung des Breakdance. So erscheinen in einem Bild immer dieselben Personen mehrfach. Die zwei B-Girls tanzen gleichsam von links nach rechts durch das gesamte Bild und vermitteln ein Gefühl räumlicher Ausdehnung. Der Platz wird aber nicht alleine durch Bewegungen von Körpern ausgefüllt, sondern es handelt sich hierbei im sprichwörtlichen Sinne um eine kulturelle „Bewegung“, die des Breakdance und die der Graffitikunst.

Schüttelhof

In den Fotoarbeiten Schüttelhof und Schüttelhof Nachbarn habe ich meinen unmittelbaren Wohnbereich über einen Zeitraum von mehr als vier Jahren fotografisch dokumentiert. Regelmäßig fotografierte ich innerhalb dieser Zeitspanne aus dem Küchenfenster und so entstand ein sich ständig die täglichen Veränderungen zusammenfassender Ausblick auf den Innenhof. In den Fenstern gegenüber werden die unterschiedlichsten Lichtsituationen, Tages- und Nachtstimmungen sowie der Ablauf eines Jahres gemeinsam sichtbar. Aber nicht nur die jahreszeitlich bedingten Veränderungen werden deutlich, sondern auch menschliche Eingriffe tragen zu einer ständigen Umgestaltung des Blickfelds bei. So wie die Zeit die Objekte ständig verändert, verändert jeder neue Blick das gesamte Werk.

Sich wiederholendes Muster anwenden

Vektor-Illustrationen sind frei skalierbar und erfordern ein Vektorgrafik-Programm (z.B. Adobe Illustrator) zur Bearbeitung. Eine kleine Anleitung, wie man ein sich wiederholendes Muster anwendet, z.B. für eine MALMOE-Tapete:

1. Ziehe einen Begrenzungsrahmen (ohne Kontur) in das gewünschte Format und lasse ihn ausgewählt. Wiederholende Muster anwenden

2. Gehe im Anschluss auf die Farbfelder und wähle das MALMOE-Muster deiner Wahl aus.Wiederholende Muster anwenden

3. Um das Muster zu bearbeiten ohne den Rahmen zu verändern, führt man einen Doppelklick auf das Drehen-Werkzeug (bzw. Skalieren, Neigen- etc.) aus und gibt die gewünschten Werte in das Dialogfenster ein. Es ist wichtig, dass man das Häkchen „Objekte transformieren“ deaktiviert. Man kann das auf einer deutschsprachigen Tastatur mit gedrückter < >-Taste (auf einer englischen Tastatur ist das die Tilde-Taste ~ ) tun, ohne im Dialogfenster den Inhalt zu verändern. Man kann auch andere Formen oder Schriften mit einem Muster füllen. Wiederholende Muster anwenden Wiederholende Muster anwenden Wiederholende Muster anwenden